KOP SURAT DAN SURAT MENYURAT

Kelengkapan Administrasi (Manajemen Kesekretariatan) juga dapat dibuat untuk kepentingan kepanitiaan dan/atau Unit Teknis tertentu sebagaimana ketentuan terlampir;

Surat Menyurat

Dalam penyelenggaraan kegiatan surat-menyurat, Karang Taruna melakukan standarisasi dalam hal:

·         Penomoran surat, yang diatur dengan spesifikasi sebagai berikut:

1.  Untuk        surat        lingkup        internal        urutannya         adalah

Nomor.Periode Kepengurusan/Jenis Surat/Kode Wilayah/KT/I/Bulan/Tahun;

2.  Untuk       surat        lingkup       eksternal        urutannya        adalah

Nomor.Periode Kepengurusan/Jenis Surat/Kode Wilayah/KT/E/Bulan/Tahun;

3.    Penomoran surat menganut prinsip menurut deret hitung berdasarkan jenis suratnya dan berlaku untuk jangka 1 (satu) tahun;

·         Pembuatan Surat dalam Administrasi Karang Taruna, harus memuat prinsip-prinsip berikut:

1.    Menentukan tujuan dan maksud daripada penulisan surat;

2.    Menetapkan gagasan-gagasan yang menjadi isi dari surat itu dengan urutan-urutan yang baik,

3.    Menggunakan tata bahasa yang baik;

4.    Singkat dan jelas tanpa mengurangi kepatutan dan kelengkapan.

Maksud dan tujuan surat

Maksud surat memuat : pemberitahuan, pernyataan, permintaan dan lain-lain;

1.    Tujuan Umum surat adalah untuk menyampaikan suatu maksud dalam bentuk tulisan agar tindakan yang dikehendaki dapat tercapai dengan cepat dan tepat;

2.    Tujuan Khusus terdiri dari : memberitahukan, menyatakan kehendak, menyampaikan perintah, instruksi-instruksi dan menyusun keputusan-keputusan.

Jenis-jenis Surat

Dalam Sistem Manajemen Kesekretariatan Karang Taruna jenis-jenis surat terbagi menjadi :

1.    Surat Biasa dengan inisal kode B, yakni kelompok jenis surat yang secara umum berisi berita secara tertulis, pemberitahuan, pernyataan, permintaan/ permohonan, undangan acara/kegiatan dan pengantar kepada pengurus/anggota Karang Taruna atau pihak lain;

2.    Surat Keputusan dengan inisial kode K. yakni kelompok jenis surat yang bersifat mengatur yang memuat suatu kebijakasanaan pokok, sifatnya umum berlaku, harus ditaati oleh/bagi seluruh/sebagian anggota/pengurus Karang Taruna. SK dibuat oleh Pengurus Karang Taruna berdasarkan hasil Rapat Pengurus Harian/Rapat Pengurus Pleno dalam rangka mengambil langkah kebijaksanaan organisasi;

3.    Surat Tugas/Mandat/Perintah dengan inisial Kode T, yakni kelompok jenis surat yang bersifat penugasan, instruksi,

150

dan pemberian kewenangan/mandat dari pengurus yang mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada anggota/pengurus Karang Taruna guna bertindak untuk dan atas namanya dan organisasi;

4.    Surat Rekomendasi dengan insial kode R, yakni kelompok jenis surat yang bersifat khusus hanya dikeluarkan untuk memberikan rekomendasi, dukungan, usulan, dan dorongan kepada kepada anggota/pengurus Karang Taruna atau pihak lain yang terkait untuk kepentingan pengembangan kader/aktivis dan organisasi dalam berbagai sektor.

Untuk surat biasa dalam bentuk surat undangan atau pemanggilan peserta suatu acara/rapat/kegiatan dapat juga diselenggarakan dalam bentuk/mekanisme : teknologi / radiogram / Telex / Faksimili / E-Mail / Pesan Singkat dengan kondisi bahwa surat atau kabar dimaksud yang dibuat untuk menyampaikan berita yang segera membutuhkan penyelesaian dan disampaikan kepada atau diterima dari pihak lain dengan segera;

Surat Keluar

Surat Keluar terdiri dari 2 (dua) macam :

1.    Surat Keluar Internal Organisasi, adalah surat organisasi yang dikirimkan atau disampaikan kepada Pengurus Karang Taruna atau kepada anggota karang Taruna. Surat Keluar Internal Organisasi ditanda-tangani oleh Ketua dan Sekretaris ditingkat Kota dan seterusnya dan atau pengurus yang diberi kewenangan untuk itu sesuai dengan bidang tugasnya masing-masing;

2.    Surat Keluar Eksternal Organisasi adalah semua surat organisasi yang dikirim atau disampaikan kepada instansi/lembaga Pemerintah, organisasi kemasyarakatan

151

dan lainnya. Jenis surat ini ditanda-tangani oleh Ketua dan Sekretaris ditingkat Kota dan seterusnya;

Apabila salah satu diantara Ketua dan Sekretaris berhalangan menandatangani surat keluar organisasi maka dapat salah satunya digantikan oleh unsur Wakil Ketua dan/atau unsur Wakil Sekretaris;

Penandatanganan dan stempel organisasi dalam surat keluar harus asli dan tidak boleh menggunakan photo copy terutama surat keluar eksternal organisasi.

Surat Masuk

1.    Yang dimaksud dengan Surat Masuk adalah semua Surat/tulisan atau berita yang diterima oleh organisasi dari pihak lain maupun internal organisasi Karang Taruna atau Anggota Karang Taruna;

2.    Peneriman Surat-surat masuk dipusatkan pengurusannya di sekretariat organisasi Karang Taruna;

3.    Semua Surat/tulisan atau berita yang masuk harus dicatat sesuai dengan sifat surat tersebut Kedalam Buku Agenda Surat Masuk;

4.    Lembaran Disposisi dipergunakan oleh Ketua atau Sekretaris kepada Pengurus yang diberi kewenangan untuk mengambil tindakan terhadap keterangan dan untuk penyelesaian suatu masalah sesuai dengan isi surat masuk tersebut.

152

Prosedur SURAT MASUK

		Mitra	Unit	Ketua	Sekr/ Wk
No.	Urutan Tindakan			/
		Kerja	Kerja		Sekretaris
				Wakil

1           Surat masuk untuk pimpinan (Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris, Wk. Sekretaris, Bendahara dan Wk. Bendahara diterima Sekretariat)

2           Surat untuk Bidang langsung dikirim ke Unit Kerja yang bersangkutan

3           Surat masuk untuk Pimpinan diagenda oleh Sekretaris dan Wk Sekretaris

4           surat masuk diarahkan sesuai dengan isi surat

5           Arsip

153

Prosedur SURAT KELUAR

No.	Urutan Tindakan	Ketua/WK	Sekretaris	Mitra	Alamat
		Ketua	/ Wk	Kerja	yang
		Ketua	Sekretaris		dituju
		Bidang
1	Surat dinas
	dibuat oleh
	masing-masing
	unit kerja
	pengolah dan
	setelah ditanda
	tangani oleh
	pimpinan unit
	kerja
2	Surat dinas
	diberi nomor
	tanggal dan cap,
	sesuai dengan
	kode klasifikasi
	surat (Hasil
	Raker 2015 )
3	Surat dikirim
	sesuai alamat
	yang dituju
	(melalui kantor
	pos atau diantar
	langsung)
4	Arsip

154